Korzystanie z e-faktur staje się coraz powszechniejsze. Zastanawiasz się, dlaczego warto odejść od tradycyjnych, papierowych dokumentów rozliczeniowych na ich rzecz? Dowiedz się, czym dokładniej są faktury elektroniczne i poznaj ich zalety.

Co to jest e-faktura?

E-faktura, czyli faktura elektroniczna, jest pełnoprawnym dokumentem rozliczeniowym w świetle przepisów prawa, które obowiązują w Polsce i wielu innych państwach. Wyróżnia się tym, że jest generowana, przetwarzana i przechowywana w cyfrowej formie. Można w niej wystawiać zarówno faktury VAT, jak i faktury korygujące, czy noty korygujące.

Zgodnie z zapisami ustawy o VAT, e-faktura może spełnić wszystkie wymogi, aby mogła zostać uznana za ważną. Przede wszystkim powinna zawierać kluczowe dane – w tym numer porządkowy, datę wystawienia, dane podatnika i nabywcy towarów/usług, nazwy i rodzaje towarów/usług, wraz z miarą i ilością, ceną jednostkową, kwotami opustów, stawką podatku, jego łączną wysokością czy też kwotą należną do zapłaty. Ponadto istotne są:

• autentyczność pochodzenia – cechy, które pozwalają na zidentyfikowanie wystawcy takiego dokumentu rozliczeniowego;

• integralność treści faktury elektronicznej – brak jej modyfikacji po wystawieniu;

• czytelność e-faktury – przejrzyste zaprezentowanie wszystkich danych wymaganych ustawowo.

Tym kryteriom mogą sprostać e-faktury wystawiane w różnych formatach – prawo nie precyzuje wymogów w tym zakresie.

E-faktura strukturyzowana: na czym polega różnica?

Faktury elektroniczne mogą być bardzo zróżnicowane. Obecnie nadal większość osób identyfikuje je z obrazami e-faktur w formacie PDF, które są wysyłane do kontrahentów np. drogą mailową. Jednak coraz większą popularnością zaczynają się cieszyć e-faktury ustrukturyzowane. To znacznie nowocześniejsza forma wystawiania i wysyłania dokumentów rozliczeniowych.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana:

• ma ustandaryzowany format – XML;

• spełnia ujednolicone wymogi, m.in. odnośnie do struktury i układu przekazywanych danych;

• może być zastosowana w komunikacji EDI;

• wpisuje się w wymogi, które stawia KSeF – wdrożenie tego systemu wystawiania, przetwarzania i przechowywania dokumentów rozliczeniowych będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r.

Już teraz w tym formacie wystawia się w Polsce ok. 1 milion e-faktur dziennie!

Zalety e-faktury: dlaczego warto korzystać z tego rozwiązania?

Rozpoczęcie korzystania z e-faktur to nie tylko sposób na dostosowanie się do zmian w przepisach prawa. To również droga do osiągnięcia wielu korzyści biznesowych. Są one związane przede wszystkim z:

• elektronizacją obiegu dokumentów – a co za tym idzie, automatyzacją wielu procesów, np. wysyłki faktur do kontrahentów, ich księgowania i archiwizowania;

• wyższym bezpieczeństwem przechowywania faktur – te w formacie cyfrowym (zwłaszcza ustrukturyzowane) nie zagubią się ani nie ulegną zniszczeniu, a dotarcie do nich w razie kontroli jest proste i szybkie;

• optymalizacją kosztów działalności – wynika ona m.in. z rezygnacji z drukowania papierowych dokumentów czy przekierowania potencjału pracowników na inne zadania;

• usprawnieniem procesów biznesowych – elektroniczne faktury są łatwiejsze do przesłania i monitorowania; dzięki obserwacji ich przepływu można przyspieszyć wykonanie wielu zadań;

• obniżeniu poziomu emisji CO2, czyli ukierunkowaniem strategii firmy na zrównoważony rozwój, ważny choćby z uwagi na wymogi ESG.

Firmy, które już teraz zastosują e-faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF, cieszą się dodatkowymi benefitami. To m.in. przyspieszenie zwrotu VAT, brak konieczności archiwizacji dokumentów rozliczeniowych czy wysyłania JPK_FA oraz gwarancja, że faktura zawsze trafi do kontrahenta.

Czy zatem rozpoczęcie korzystania z e-faktur to dobry krok? Jeżeli nadal masz wątpliwości, skonsultuj się z ekspertami w tym temacie, np. z EDITEL, i świadomie zdecyduj się na wdrożenie faktur elektronicznych w firmie.

Artykuł sponsorowany