Sprawdzenie wiarygodności kontrahenta to absolutna konieczność, zwłaszcza jeśli masz zamiar podjąć z nim szeroko zakrojoną współpracę. Zastanawiasz się, co możesz zrobić, aby upewnić się, że potencjalny partner jest wypłacalny i godny zaufania? Oto kilka rozwiązań, po które możesz sięgnąć.

Sprawdź, czy potencjalny kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność

Chociaż powyższa rada może się wydawać zaskakująca, niestety zdarzają się osoby podające zupełnie nieprawdziwe informacje. Przykładowo, może się zdarzyć, że firma, która ma być Twoim partnerem, jest w likwidacji lub zakończyła działalność. Może też się okazać, że osoba przedstawiająca się jako mogąca podejmować decyzje w imieniu spółki prawnej, w rzeczywistości nie ma uprawnień do podpisania dokumentów. W efekcie zawarty kontrakt czy zatwierdzone zamówienie mogą nie mieć wiążącej mocy prawnej. Zacznij więc od podstaw.

• Jeżeli Twoim partnerem ma być firma niemająca osobowości prawnej (JDG lub spółka cywilna), sprawdź ją w CEiDG. Możesz to zrobić po imieniu i nazwisku albo po NIP / REGON. Zweryfikuj czas działalności firmy oraz dodatkowe informacje, np. o postępowaniu upadłościowym albo naprawczym.
• Jeśli masz współpracować z osobą prawną, skieruj się do Krajowego Rejestru Sądowego. Jak sprawdzić KRS firmy? Zrobisz to w oparciu o REGON, NIP, KRS lub po nazwie albo miejscowości, w której ma być zarejestrowana spółka, za pośrednictwem strony rządowej. Zweryfikuj przede wszystkim to, czy firma istnieje i nie znajduje się w stanie upadłości/likwidacji lub postępowania układowego restrukturyzacyjnego albo naprawczego. Sprawdź także sposób reprezentacji, aby wiedzieć, którzy wspólnicy i w jakim gronie mogą skutecznie podpisać umowę.

Pamiętaj: uzyskanie tych informacji jest bezpłatne. Wystarczy skorzystać ze stron rządowych.

Zweryfikuj sytuację partnera w ZUS i US

Nie wahaj się poprosić potencjalnego kontrahenta o przedstawienie aktualnych zaświadczeń o niezaleganiu ze składkami ZUS i zaliczkami na podatek w US. W urzędzie skarbowym możesz go sprawdzić samodzielnie – jeśli firma udzieli Ci na to zgody. Wówczas możesz uzyskać z US zaświadczenie m.in. z informacjami o tym, czy przyszły partner nie zalega z płatnościami podatków.

Skorzystaj z Białej listy VAT

Tzw. Biała lista VAT to kolejny ogólnodostępny rządowy rejestr, który – zgodnie z nazwą – odnosi się do płatników VAT. Możesz w nim wyszukać interesujący Cię podmiot. Z Twojej perspektywy istotne będą takie kwestie jak:

• obecność podmiotu na liście czynnych płatników VAT, a jeśli nie, to dlaczego nie został zarejestrowany lub dlaczego wykreślono go z rejestru;
• numery kont zarejestrowane i potwierdzone przez Szefa KAS, na które można bezpiecznie uregulować faktury wobec tej firmy.

Ta druga kwestia jest ważna, ponieważ jeśli np. przy zapłacie faktury przelejesz kwotę wyższą niż 15 000 zł na konto, które nie znajduje się na Białej liście VAT, możesz narazić się na kłopoty. W takim przypadku będziesz solidarnie odpowiedzialny za ewentualne zaległości podatkowe, które powstaną w efekcie tej transakcji.

Sprawdź, czy firma nie ma innych długów

Długi w ZUS i US to nie wszystko. Warto też sprawdzić wiarygodność przyszłego partnera względem innych podmiotów. Źródłem takich danych są biura informacji gospodarczych, np. BIG InfoMonitor. Jako przedsiębiorca możesz zweryfikować interesujący Cię podmiot po podpisaniu z tą instytucją umowy ramowej i akceptacji oferty, którą omówisz z doradcą. Następnie możesz sprawdzić kontrahenta w systemie dla klientów biznesowych. Do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor są zgłaszane długi firm, których wartość wynosi minimum 500 zł. Od ich powstania musiało upłynąć nie mniej niż 30 dni. W raporcie znajdziesz wszystkie ewentualne negatywne informacje gospodarcze (informacje o długach) o interesującym Cię podmiocie. Informacje o nierzetelnych klientach przekazują do BIG przedstawiciele różnych sektorów i branż, a także instytucje finansowe, telekomy czy ubezpieczyciele. W wariancie rozszerzonym otrzymasz też informacje i ZBP o ewentualnym zadłużeniu potencjalnego partnera wobec banków z baz BIK (musisz mieć upoważnienie kontrahenta na weryfikację jego danych bankowych w BIK i ZBP), a także wskaźnik ryzyka MŚP, wygodne narzędzie, który każdemu przedsiębiorcy już na pierwszy rzut oka pomoże zorientować się w wiarygodności kontrahenta.

Jeżeli po wykonaniu powyższych kroków nadal masz wątpliwości co do wiarygodności przyszłego partnera, możesz zgłosić się również do wywiadowni gospodarczej. To prywatne podmioty, które na Twoje zlecenie przeprowadzą pogłębione śledztwo. Czy warto? W niektórych sytuacjach tak – w biznesie opłaca się działać zgodnie z zasadą „przezorny zawsze ubezpieczony”.

Opracowano na zlecenie Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor S.A.